काठमाडौं । सरकारी कार्यालयमा फाइल अनावश्यक रूपमा घुमाउने प्रवृत्ति अन्त्य गर्दै निर्णय प्रक्रियालाई छिटो, पारदर्शी र जवाफदेही बनाउन सरकारले ‘सरकारी निर्णय प्रक्रिया (सरलीकरण र डिजिटल बनाउने) सम्बन्धी नियमावली, २०८३’ कार्यान्वयनमा ल्याएको छ।
नियमावलीले सरकारी निर्णय प्रक्रियामा टिप्पणीको तह सीमित गर्ने, सार्वजनिक निकायमा विद्युतीय प्रणाली लागू गर्ने, फाइल फछ्र्योटको समयसीमा निर्धारण गर्ने तथा ढिलाइ गर्ने कर्मचारीलाई जवाफदेही बनाउने व्यवस्था गरेको छ। नियमावलीअनुसार मन्त्रिस्तर वा केन्द्रीय प्रशासनिक निर्णयका लागि टिप्पणीका तह तीनभन्दा बढी र नियमित प्रकृतिका निर्णयमा दुईभन्दा बढी राख्न पाइने छैन। अनावश्यक प्रशासनिक तह थपेर फाइल रोक्ने प्रवृत्ति नियन्त्रण गर्न यस्तो व्यवस्था गरिएको हो।
कानुनबमोजिम मन्त्री वा सचिवको तहबाट हुने निर्णयसमेत विषयको प्रकृति र गम्भीरताका आधारमा मातहतका अधिकृतलाई प्रत्यायोजन गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ। प्रत्यायोजित अधिकार प्रयोग नगरी अनावश्यक रूपमा फाइल माथिल्लो तहमा पठाउने कर्मचारीलाई सचेत गराउन वा विभागीय कारबाही गर्न सकिनेछ।
त्यस्तै, आवश्यक कागजात नपुगेको, प्रस्ताव कानुनविपरीत भएको वा सम्बन्धित निकायको अधिकारक्षेत्रबाहिर परेको अवस्थामा स्पष्ट कारण खुलाएर मात्रै फाइल फिर्ता गर्न पाइनेछ। विनाकारण फाइल रोक्ने, मौखिक निर्देशनबाट निर्णय प्रक्रिया प्रभावित पार्ने तथा अनावश्यक कागजात माग्ने प्रवृत्तिलाई निरुत्साहित गर्ने लक्ष्य नियमावलीले लिएको छ।
नियमावलीअनुसार छ महिनाभित्र सबै सार्वजनिक निकायमा एकीकृत विद्युतीय निर्णय प्रणाली लागू गर्ने लक्ष्य राखिएको छ। उक्त प्रणालीमार्फत फाइल दर्तादेखि टिप्पणी, राय, स्वीकृति र अभिलेखीकरणसम्मका काम डिजिटल माध्यमबाट गरिनेछन्। प्रत्येक फाइललाई विशिष्ट पहिचान नम्बर र क्युआर कोड प्रदान गरिनेछ भने निर्णयलाई डिजिटल हस्ताक्षरमार्फत प्रमाणित गरिनेछ। यसबाट फाइल कुन निकाय वा अधिकारीको तहमा पुगेको छ र निर्णय प्रक्रियामा कति समय लागेको छ भन्ने विवरण अभिलेखमा रहनेछ।
निर्णय प्रक्रियालाई थप प्रभावकारी बनाउन कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) को प्रयोगसमेत गर्न सकिने व्यवस्था गरिएको छ। पूर्वनिर्णय तथा नजिर खोज्ने, जोखिम विश्लेषण गर्ने, टिप्पणीको मस्यौदा तयार गर्ने र तथ्यांक विश्लेषण गर्ने कार्यमा एआईको सहायता लिन सकिनेछ। यद्यपि, एआईले दिएको सुझावका आधारमा मात्रै अन्तिम निर्णय गर्न पाइने छैन। निर्णयको अन्तिम जिम्मेवारी सम्बन्धित अधिकारीमै रहने व्यवस्था गरिएको छ।
नियमावलीले सरकारी कामको प्रकृतिअनुसार फाइल फछ्र्योटको समयसीमा तोकेको छ। तुरुन्त वा अति जरुरी प्रकृतिका काम सोही दिन अथवा बढीमा दुई दिनभित्र सम्पन्न गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ। त्यस्तै, जरुरी तथा साधारण प्रकृतिका काम तीनदेखि पाँच दिनभित्र फछ्र्योट गर्नुपर्नेछ। डिजिटल प्रणालीमा फाइल दर्ता भएपछि समय गणना स्वतः सुरु हुनेछ। तोकिएको समयसीमा नजिकिँदा वा नाघ्दा प्रणालीले सम्बन्धित अधिकारीलाई सूचनासमेत दिनेछ। यसले फाइल लामो समयसम्म विचाराधीन राख्ने प्रवृत्ति नियन्त्रण गर्न सहयोग पुग्ने अपेक्षा गरिएको छ।
प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय र सम्बन्धित निकायमा कार्यप्रगति, विचाराधीन फाइल तथा निर्णयमा भएको ढिलाइ देखाउने एकीकृत ड्यासबोर्ड सञ्चालन गर्ने व्यवस्था पनि गरिएको छ। कार्यालयको कार्यसम्पादन मापन गर्न औसत निर्णय समय र ढिलाइ भएका फाइलका आधारमा ‘निर्णय ढिलाइ सूचकांक’ लागू गरिनेछ। नियमावली कार्यान्वयनसँगै सेवाग्राहीले आफ्नो निवेदन वा फाइलको अवस्था अनलाइन, मोबाइल एप वा एसएमएसमार्फत जानकारी लिन सक्ने व्यवस्था गरिनेछ। यसका लागि प्रत्येक निवेदन वा फाइलसँग सम्बन्धित ट्र्याकिङ नम्बर उपलब्ध गराइनेछ।
यस व्यवस्थाले सेवाग्राहीलाई आफ्नो काम कहाँ पुगेको छ भन्ने जानकारी लिन पटकपटक सरकारी कार्यालय धाउनुपर्ने बाध्यता कम गर्ने अपेक्षा गरिएको छ। त्यस्तै, सेवा प्रवाहसम्बन्धी गुनासो डिजिटल माध्यमबाट दर्ता भएपछि २४ घण्टाभित्र जिम्मेवार अधिकारी तोक्नुपर्ने र एक साताभित्र गुनासो समाधान गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ। यसबाट गुनासो सुनुवाइलाई समयबद्ध, व्यवस्थित र प्रभावकारी बनाउने लक्ष्य राखिएको छ।
नियमावलीले निर्णय प्रक्रियामा अनावश्यक ढिलाइ गर्ने कर्मचारीको कार्यसम्पादन मूल्यांकनमा कम अंक दिने तथा आवश्यकताअनुसार विभागीय कारबाही गर्ने व्यवस्था गरेको छ। अर्कोतर्फ, तोकिएको समयभित्र काम सम्पन्न गर्ने र उत्कृष्ट कार्यसम्पादन गर्ने कर्मचारी तथा निकायलाई पुरस्कृत गर्न सकिनेछ। तर, कानुन र उपलब्ध प्रमाणका आधारमा असल नियतले निर्णय गरेका कर्मचारीलाई पछि नतिजा फरक आएको कारणले मात्रै सजाय नगरिने व्यवस्था पनि समेटिएको छ। यसले कर्मचारीलाई कानुनसम्मत निर्णय गर्न प्रोत्साहित गर्नुका साथै अनावश्यक रूपमा निर्णय गर्न हिचकिचाउने प्रवृत्ति कम गर्ने अपेक्षा गरिएको छ।
समग्रमा, नियमावलीले सरकारी निर्णय प्रक्रियालाई कागजी फाइल, अनावश्यक प्रशासनिक तह र ढिलासुस्तीबाट मुक्त गर्दै डिजिटल प्रणाली, निश्चित समयसीमा, पारदर्शिता र मापनयोग्य जवाफदेहितामा आधारित बनाउने लक्ष्य लिएको छ। यसको प्रभावकारी कार्यान्वयन भएमा सरकारी सेवा प्रवाह सहज हुने, सेवाग्राहीको समय बचत हुने र प्रशासनिक कामकारबाहीप्रति नागरिकको विश्वास बढ्ने अपेक्षा गरिएको छ।